Comment organiser un séminaire ou un événement ?

Les séminaires et les événements ont toujours été mis en œuvre comme une expérience holistique pour les participants. Ainsi, l’organisation d’un séminaire ou d’un événement exige une planification et une préparation approfondies, la plupart des travaux étant effectués au moins quelques mois avant l’événement. La plupart du temps, les séminaires semblent fonctionner comme sur des roulettes, tous les événements se déroulant sans heurts selon le calendrier prévu. En réalité, cependant, un travail de fond a été effectué dans le but de créer l’atmosphère adéquate et de faire vivre aux participants une expérience bénéfique.

1. Établir le thème de l’événement

Chaque événement a un thème et un objectif qui déterminent l’organisation de l’événement, les publics cibles ou les participants, les invités et l’approche marketing. En général, un événement commercial tel qu’une conférence internationale sur un secteur particulier intéressera les participants qui exercent des activités dans ce secteur, ainsi que les sponsors qui tireront profit de la promotion de leurs produits pendant l’événement.

En dehors de cela, le thème de l’organisation du séminaire déterminera également le type de canaux marketing à utiliser pour la publicité. Cela vaut également pour l’équipe de marketing du séminaire qui aura besoin du thème de l’événement pour identifier correctement les participants cibles et les entreprises à qui vendre l’événement.

2. Sélection d’un lieu

Le choix du lieu dépend fortement de l’ampleur de l’événement. Habituellement, celle-ci est déterminée par le nombre de participants, la présence d’éventuels invités d’honneur (tels que des membres de la famille royale ou des hommes politiques), les activités qui se dérouleront pendant l’événement, ou si une surface supplémentaire est nécessaire pour l’exposition.

Une organisation typique d’un séminaire d’environ 100 à 200 personnes peut être confortablement mise en œuvre dans une salle de séminaire d’hôtel, éventuellement dans un cadre de type théâtre ou salle de classe. En revanche, les événements de plus grande envergure réunissant entre 500 et 1000 participants peuvent nécessiter un grand hall, une salle de bal, un auditorium ou un centre de congrès.

L’emplacement et les normes de qualité du lieu sont également importants, surtout si l’événement implique la participation de VIP. Dans ce cas, il est impératif que le lieu soit réputé, qu’il soit de bonne qualité et qu’il dispose d’un large éventail d’installations pour les séminaires. Il est toujours judicieux d’explorer les possibilités de quelques lieux et d’examiner l’adéquation de leur emplacement, le niveau des services, l’ambiance et les coûts avant de prendre une décision.

3. Marketing et publicité du séminaire

Le marketing d’un séminaire est de loin la tâche la plus importante et souvent la plus difficile dans l’organisation d’un séminaire et est souvent considéré comme le facteur le plus critique du succès d’un événement. En effet, le nombre de participants qui se présentent à un séminaire dépend fortement de la force des activités de marketing et de la publicité. Le fait que l’événement atteigne ou non son objectif, ou que les organisateurs rentrent chez eux avec un bénéfice ou une perte, dépend largement des possibilités de commercialisation de l’événement. Cela signifie que la bonne stratégie de marketing et le bon positionnement du séminaire doivent être adoptés afin d’attirer les inscriptions adéquates à l’événement.

La plupart du temps, les organisateurs d’événements qui disposent d’un budget important se tournent vers le marketing classique, comme les annonces dans les journaux et les magazines, ainsi que la publicité à la radio et à la télévision, pour faire connaître l’événement. Des communiqués de presse peuvent également être envoyés aux principaux journaux, afin de faire connaître l’événement à venir.

En outre, il est possible d’acheter de grandes bannières et affiches publicitaires pour annoncer l’événement dans les zones à fort trafic humain. Lorsque vous utilisez la publicité imprimée, le magazine ou le journal utilisé doit avoir pour principal lectorat le public cible de votre événement. En outre, tous les médias imprimés doivent être rédigés dans une optique séduisante, en mettant en évidence les nombreux avantages de la participation.

Toutefois, si le budget est un problème, le marketing de masse peut également faire des merveilles. Si l’événement est spécifique à un secteur d’activité, il est possible d’envoyer des fax en masse à des entreprises appartenant à ce secteur. Le télémarketing est un canal de marketing très efficace pour sensibiliser le bon groupe de participants.

En outre, l’envoi de personnel de vente pour répondre aux besoins des grands groupes de participants est une stratégie idéale et efficace. L’envoi massif d’e-mails est devenu l’une des méthodes les plus rentables pour toucher un large public cible. Cette méthode est vraiment utile si l’organisateur de l’événement dispose déjà d’une base de données. Sinon, une liste de noms peut être louée auprès de sociétés de bases de données pour obtenir les mêmes résultats.

4. Collaboration avec les sponsors

Obtenir la participation de sponsors réputés à un événement contribuera à renforcer la crédibilité de l’événement, ainsi qu’à réduire les coûts. Les sponsors peuvent également vous aider en matière de marketing, puisqu’ils contribuent à faire connaître votre événement à leurs clients. En outre, certains sponsors peuvent participer à la location du lieu de l’événement en échange d’un espace d’exposition ou de publicité pour eux-mêmes. Certains sponsors demandent également qu’un court message sur leur entreprise soit remis aux participants pendant l’événement. D’autres offrent des échantillons de produits ou des cadeaux de bienvenue aux participants.

5. Gérer les personnes et travailler avec les intervenants

Un séminaire ne sera pas réussi sans les personnes qui l’animent, ainsi que les orateurs qui partagent leurs connaissances avec les participants. Invitez des orateurs de calibre et de réputation à l’événement, qui fourniront aux participants des informations pertinentes pour leur travail, leur secteur ou leur entreprise. Préparez les orateurs à l’avance et travaillez avec eux sur leurs présentations Powerpoint. Informez-les également des processus logistiques, du timing et de la taille du public attendu. Vérifiez avec eux toute demande spéciale, telle que la nécessité d’un rétroprojecteur ou de microphones supplémentaires pour les sessions de questions-réponses.

Tous les événements nécessitent une bonne équipe de personnes chargées de l’accueil, de l’inscription, du service clientèle et de la gestion financière. Familiarisez l’équipe avec tout protocole d’événement requis afin d’éliminer toute possibilité de confusion ou d’erreur. Afin d’assurer une mise en œuvre harmonieuse, chaque personne doit connaître son rôle individuel.

Cela peut être assuré par la préparation d’un calendrier détaillé des événements, associé aux rôles et responsabilités de chacun. Idéalement, le chef de projet doit contrôler l’ensemble de l’équipe et s’assurer que chacun remplit ses fonctions efficacement. En outre, le chef de projet est habilité à traiter avec toutes les parties, telles que la direction du site, les sponsors et les exposants de l’événement.